Datenschutzhinweise für Veranstaltungen
Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers verzichtet. Sämtliche Personen- und/oder Funktionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist:
objectflor Art und Design Belags GmbH
Wankelstr. 50
50996 Köln
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
objectflor Art und Design Belags GmbH
Datenschutzbeauftrager
Wankelstr. 50
50996 Köln
datenschutzbeauftragter@objectflor.de
Im Falle einer gewünschten Vertraulichkeit kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten bitte auf dem Postweg mit dem Vermerk „Persönlich / Vertraulich“.
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Anmeldung zu der von Ihnen gewünschten Veranstaltung. Hierzu zählen insbesondere Ihre geschäftlichen Kontaktdaten. Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen wie beispielsweise Presse und Internet zulässigerweise gewinnen oder die uns von sonstigen Dritten wie Adresshändlern berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind zum Beispiel Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Zahlungsdaten, abhängig von der von Ihnen ausgewählten Zahlungsart (beispielsweise Kreditkartendaten, Bankverbindung).
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen beziehungsweise umzusetzen.
Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.
Die Zahlungsdaten benötigen wir zur Abrechnung der Teilnahmegebühr.
Zudem können weitere Angaben, freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können.
3.1 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Die Erhebung der Daten, die als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, erfolgt nur auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Die Nichtbereitstellung dieser Daten hat keine negativen Konsequenzen auf Ihre Anmeldung zu der von Ihnen gebuchten beziehungsweise besuchten Veranstaltung.
Beispiele:
Aufnahme und Veröffentlichung von Lichtbildern im Rahmen von Veranstaltungen;
- die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt. Wenn wir eine Einwilligung für erforderlich halten, da wir diese Aufnahmen auch nutzen, um die Nachberichterstattung auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Instagram oder unserer Webseite zu veröffentlichen, bitten wir Sie hier gesondert um Ihre Einwilligung.
- Ihre E-Mail-Adresse, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, verwenden wir nur dann, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gemäß § 7 Abs. 3 UWG gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben.
3.2 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur vertragsgemäßen Erbringung von Leistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung sind die Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
3.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, beispielsweise in folgenden Fällen:
- Umsetzung aufsichtsrechtlicher Vorgaben
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
3.4 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele:
- Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt. Sofern die Verarbeitung nicht auf einer Einwilligung beruht, können wir die Aufnahmen für die Nachberichterstattung im Rahmen der Interessensabwägung auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Instagram oder unserer Webseite veröffentlichen. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben;
- Wir verwenden Ihren Namen zur Erstellung eines Namensschildes, welches die Kontaktaufnahme mit anderen Veranstaltungsteilnehmern erleichtern soll. Dieses Namensschild können Sie auf der Veranstaltung tragen, sind dazu natürlich nicht verpflichtet;
- Wir verwenden Ihren Namen zur Erstellung einer Teilnehmerliste, welche die Kontaktaufnahme mit anderen Veranstaltungsteilnehmern erleichtern soll;
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
- Sicherstellung ordnungsgemäßer Datenverarbeitung gemäß IT-sicherheitstechnischer und datenschutzrechtlicher Anforderungen (z. B. Protokolldateien);
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; - Maßnahmen wie Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts;
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen);
- Identifikation von Ansprechpartnern (z.B. Name, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion, Abteilungs-/Teamzugehörigkeit) und Durchführung inner- und außerbetrieblicher Kommunikation.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der objectflor Art und Design Belags GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der objectflor Art und Design Belags GmbH ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen über unsere Kunden grundsätzlich nur weitergeben dürfen, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, oder der Kunde eingewilligt hat. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten unter anderem sein:
- Veranstaltungspartner zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung;
- Zahlungsdienstleister und/oder Kreditinstitute, um die Zahlung der Teilnehmergebühren abzuwickeln;
- Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen hinzuziehen, um Daten zu vernichten oder zu archivieren;
- Druckdienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen hinzuziehen;
- IT-Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen hinzuziehen;
- Strafverfolgungsbehörden bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
- Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.
Sofern dies in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT-Dienstleister in den USA oder einem anderen Drittstaat zur Gewährleistung des IT-Betriebs unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus übermittelt.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen gesetzlicher Vorschriften und für die Dauer des Vertragsverhältnisses, was auch die Anbahnung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses umfasst.
Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand, gespeichert und danach gelöscht. Bei nicht kostenpflichtigen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Sofern wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen, bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen, längstens jedoch 2 Jahre.
Die Daten können über die Beendigung des Vertrages hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Abwicklung des Vertrages, zur Rechtsverfolgung bzw. -verteidigung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. So unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sowie sonstigen gesetzlichen Vorgaben ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung und Dokumentation betragen je nach Verarbeitungszweck in der Regel 2 bis 10 Jahre.
Die Speicherdauer im Falle einer Rechtsverfolgung bzw. -verteidigung beurteilt sich nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in der Regel drei Jahre, in besonderen Fällen auch bis zu dreißig Jahren betragen können.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Sollten von dem Widerruf personenbezogene Daten betroffen sein, die unter Ziffer 8 dieser Vereinbarung fallen, werden wir einen bestehenden Vertrag unter Umständen nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden (kündigen) müssen.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die als Pflichtangaben deklariert sind. Diese Daten sind für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder wir sind zu deren Erhebung gesetzlich verpflichtet. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Änderungen an diesen Informationen
Wir können diese Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir empfehlen deshalb, diese Datenschutzinformationen regelmäßig durchzulesen, damit Sie unsere Datenschutzpraktiken kennen. Diese Datenschutzinformationen wurden zuletzt am 19.03.2024 aktualisiert.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Die Gründe für den Widerspruch dürfen sich dabei nicht aus der Verarbeitungssituation als solcher ergeben, sondern müssen in Ihrer Person begründet sein, die Sie bitte darlegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff "Widerspruch" unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
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